📝 Comment gérer une réservation grâce à Joy ?

Cet article a pour but de vous accompagner pour chaque étape de la gestion d’une réservation depuis Joy, de la réception au dépôt d’avis.

Vous pouvez recevoir vos nouvelles demandes via différents canaux :

Vous pouvez également vous-même ajouter des demandes manuellement (”direct”) afin de centraliser toutes vos demandes au même endroit.

💡 Pour savoir comment faire, consultez notre article dédié.

Toutes les nouvelles demandes apparaitront alors dans la section “Réservations”, dans l’onglet “Nouvelles”, ou dans la vue “Calendrier” en orange.

Sachez que pour toute nouvelle demande entrante, vous recevez une notification par email et/ou sur votre téléphone. Vous pouvez alors vous rendre sur la page de réservation afin de consulter les informations de la demande.

Si vous avez de la place pour la date demandée, alors vous pouvez poursuivre le traitement de la réservation en cliquant sur le bouton “Accepter la demande” en haut de la page, dans le bandeau bleu.

Une fois la demande acceptée, celle-ci apparait dans l’onglet “En traitement”. Vous pouvez alors échanger avec l’organisateur pour connaître ses besoins, lui présenter vos services, et organiser au mieux son événement.

Pour contacter l’organisateur, n’hésitez pas à utiliser la messagerie instantanée en bas de sa page de réservation ! C’est rapide, vous êtes notifiés à chaque fois que vous avez une réponse, de même que l’organisateur est notifié lorsque vous lui répondez, et vous garder ainsi une trace écrite de tous vos échanges.

Via cette messagerie instantanée, vous pouvez également envoyer des pièces jointes telles que des propositions commerciales, votre carte, etc.

Pendant cette étape, vous pourrez aussi demander à l’organisateur le dépôt d’un acompte ou d’un pré-paiement via Stripe, notre prestataire externe qui permet de sécuriser les échanges monétaires entre deux parties.

💡 Pour tout savoir sur ces fonctions, vous pouvez lire cet article dédié.

Une fois que vous avez discuté de tous les détails avec l’organisateur, et que vous vous êtes mis d’accord, vous pouvez lors confirmer la demande de réservation.

Si une demande de caution a été formulée via notre service de caution en ligne, la demande passera alors dans l’onglet “Pré-Confirmées”. Sinon - ou si la caution a été déposée - la demande passera dans l’onglet “Confirmées”.

💡 Pour tout savoir sur notre service de caution en ligne, consultez cet article de notre FAQ.

Une fois la réservation confirmée, vous n’avez plus d’action à mener jusqu’au jour J.

Le jour de l’événement, n’oubliez pas de prévenir et briefer vos équipes si besoin.

Sachez que vous pouvez synchroniser votre calendrier Joy avec un autre calendrier externe (type Google ou Apple) afin de consulter vos réservations depuis l’outil de votre choix ou de partager les réservations avec votre équipe.

💡 Pour savoir comment faire, nous vous invitons à consulter cet article de la FAQ.

Une fois l’événement passé, la réservation passe automatiquement dans l’onglet “Terminées”.

Vous aurez toujours accès à la messagerie instantanée et pourrez alors envoyer un message à l’organisateur pour le remercier de sa venue.

Si une caution avait été déposée, elle sera automatiquement relâchée dans les jours qui suivent.

Enfin, une demande de dépôt d’avis pour votre établissement est envoyée automatiquement à l’organisateur, que sa réservation provienne de Privateaser ou non.

S’il s’agit d’une réservation en direct, vous pouvez quand même demander à ce que l’avis apparaisse sur Privateaser.

💡 Pour savoir comment faire, vous pouvez lire cet article de notre FAQ.

Si l’organisateur souhaite annuler sa réservation ou ne se présente pas le jour de l’événement, vous devez changer le statut de la réservation en annulé.

La réservation passe alors dans l’onglet “Refusées / Annulées” afin que vous puissiez toujours avoir accès à vos échanges et aux coordonnées de l’organisateur.

Si une caution avait été déposée et que l’organisateur annule à moins de 48h ou ne se présente pas le Jour J, alors vous pouvez prélever la caution directement depuis Joy.

💡 Consultez cet article de la FAQ pour savoir comment faire.

Si une réservation est annulée ou que l’organisateur ne se présente pas, il est important d’annuler la réservation dans Joy afin que l’organisateur ne reçoive pas la demande de dépôt d’avis.