Cet article a pour but de vous accompagner pour chaque Ă©tape de la gestion dâune rĂ©servation depuis Joy, de la rĂ©ception au dĂ©pĂŽt dâavis.
1. Recevoir une nouvelle demande
Vous pouvez recevoir vos nouvelles demandes via différents canaux :
- Via Privateaser (âmediaâ)
- Via Google (âgoogleâ)
- Via lâun de vos widgets ou formulaire de rĂ©servation (âform. webâ)
Vous pouvez Ă©galement vous-mĂȘme ajouter des demandes manuellement (âdirectâ) afin de centraliser toutes vos demandes au mĂȘme endroit.
đĄÂ Pour savoir comment faire, consultez notre article dĂ©diĂ©.
Toutes les nouvelles demandes apparaitront alors dans la section âRĂ©servationsâ, dans lâonglet âNouvellesâ, ou dans la vue âCalendrierâ en orange.
![Notion image](https://www.notion.so/image/https%3A%2F%2Fprod-files-secure.s3.us-west-2.amazonaws.com%2F75b1a12a-ffce-4a11-bcf5-04c0367e5d26%2F5999f490-a7b4-44c4-ab2f-5a6448138b66%2FDesign_sans_titre_(51).png?table=block&id=994b70ed-3cd9-49c3-9b93-6694858449f6&cache=v2)
Sachez que pour toute nouvelle demande entrante, vous recevez une notification par email et/ou sur votre téléphone. Vous pouvez alors vous rendre sur la page de réservation afin de consulter les informations de la demande.
Si vous avez de la place pour la date demandĂ©e, alors vous pouvez poursuivre le traitement de la rĂ©servation en cliquant sur le bouton âAccepter la demandeâ en haut de la page, dans le bandeau bleu.
![Notion image](https://www.notion.so/image/https%3A%2F%2Fprod-files-secure.s3.us-west-2.amazonaws.com%2F75b1a12a-ffce-4a11-bcf5-04c0367e5d26%2Fe21cc221-b1ae-4580-9b01-bf68c8994232%2FCapture_decran_2024-06-14_a_09.41.57.png?table=block&id=4a6510e1-40d8-4535-9458-e2e2abfd0da2&cache=v2)
2. Echanger avec lâorganisateur
Une fois la demande acceptĂ©e, celle-ci apparait dans lâonglet âEn traitementâ. Vous pouvez alors Ă©changer avec lâorganisateur pour connaĂźtre ses besoins, lui prĂ©senter vos services, et organiser au mieux son Ă©vĂ©nement.
Pour contacter lâorganisateur, nâhĂ©sitez pas Ă utiliser la messagerie instantanĂ©e en bas de sa page de rĂ©servation ! Câest rapide, vous ĂȘtes notifiĂ©s Ă chaque fois que vous avez une rĂ©ponse, de mĂȘme que lâorganisateur est notifiĂ© lorsque vous lui rĂ©pondez, et vous garder ainsi une trace Ă©crite de tous vos Ă©changes.
Via cette messagerie instantanée, vous pouvez également envoyer des piÚces jointes telles que des propositions commerciales, votre carte, etc.
Pendant cette Ă©tape, vous pourrez aussi demander Ă lâorganisateur le dĂ©pĂŽt dâun acompte ou dâun prĂ©-paiement via Stripe, notre prestataire externe qui permet de sĂ©curiser les Ă©changes monĂ©taires entre deux parties.
đĄÂ Pour tout savoir sur ces fonctions, vous pouvez lire cet article dĂ©diĂ©.
Une fois que vous avez discutĂ© de tous les dĂ©tails avec lâorganisateur, et que vous vous ĂȘtes mis dâaccord, vous pouvez lors confirmer la demande de rĂ©servation.
![Notion image](https://www.notion.so/image/https%3A%2F%2Fprod-files-secure.s3.us-west-2.amazonaws.com%2F75b1a12a-ffce-4a11-bcf5-04c0367e5d26%2F55be8c5d-0912-41ac-b367-2e0cc90d3b4c%2FDesign_sans_titre_(52).png?table=block&id=a1478eab-1fe5-4ac9-be81-73e552d08368&cache=v2)
Si une demande de caution a Ă©tĂ© formulĂ©e via notre service de caution en ligne, la demande passera alors dans lâonglet âPrĂ©-ConfirmĂ©esâ. Sinon - ou si la caution a Ă©tĂ© dĂ©posĂ©e - la demande passera dans lâonglet âConfirmĂ©esâ.
đĄÂ Pour tout savoir sur notre service de caution en ligne, consultez cet article de notre FAQ.
Une fois la rĂ©servation confirmĂ©e, vous nâavez plus dâaction Ă mener jusquâau jour J.
Le jour de lâĂ©vĂ©nement, nâoubliez pas de prĂ©venir et briefer vos Ă©quipes si besoin.
Sachez que vous pouvez synchroniser votre calendrier Joy avec un autre calendrier externe (type Google ou Apple) afin de consulter vos rĂ©servations depuis lâoutil de votre choix ou de partager les rĂ©servations avec votre Ă©quipe.
đĄÂ Pour savoir comment faire, nous vous invitons Ă consulter cet article de la FAQ.
3. AprĂšs lâĂ©vĂ©nement
Une fois lâĂ©vĂ©nement passĂ©, la rĂ©servation passe automatiquement dans lâonglet âTerminĂ©esâ.
Vous aurez toujours accĂšs Ă la messagerie instantanĂ©e et pourrez alors envoyer un message Ă lâorganisateur pour le remercier de sa venue.
Si une caution avait été déposée, elle sera automatiquement relùchée dans les jours qui suivent.
Enfin, une demande de dĂ©pĂŽt dâavis pour votre Ă©tablissement est envoyĂ©e automatiquement Ă lâorganisateur, que sa rĂ©servation provienne de Privateaser ou non.
Sâil sâagit dâune rĂ©servation en direct, vous pouvez quand mĂȘme demander Ă ce que lâavis apparaisse sur Privateaser.
đĄÂ Pour savoir comment faire, vous pouvez lire cet article de notre FAQ.
4. En cas dâannulation ou de no-show
Si lâorganisateur souhaite annuler sa rĂ©servation ou ne se prĂ©sente pas le jour de lâĂ©vĂ©nement, vous devez changer le statut de la rĂ©servation en annulĂ©.
La rĂ©servation passe alors dans lâonglet âRefusĂ©es / AnnulĂ©esâ afin que vous puissiez toujours avoir accĂšs Ă vos Ă©changes et aux coordonnĂ©es de lâorganisateur.
Si une caution avait Ă©tĂ© dĂ©posĂ©e et que lâorganisateur annule Ă moins de 48h ou ne se prĂ©sente pas le Jour J, alors vous pouvez prĂ©lever la caution directement depuis Joy.
đĄÂ Consultez cet article de la FAQ pour savoir comment faire.
Si une rĂ©servation est annulĂ©e ou que lâorganisateur ne se prĂ©sente pas, il est important dâannuler la rĂ©servation dans Joy afin que lâorganisateur ne reçoive pas la demande de dĂ©pĂŽt dâavis.