🧑‍🤝‍🧑 Comment fonctionne la capacité de mon établissement sur Joy ?

La capacité de votre établissement correspond au nombre maximum de personnes que vous pouvez recevoir en même temps dans votre établissement, toutes réservations confondues.

Ex. Mon établissement peut accueillir 100 personnes. J’ai déjà validé une réservation de 40 personnes et deux réservations de 20 personnes pour le 15 juin (80 personnes en tout). Il me reste alors 20 places dans mon établissement pour cette date.

Si vous souhaitez modifier votre capacité maximum, il suffit de nous écrire à l’adresse suivante afin d’être mis en relation avec votre conseiller : contact@joy.io.

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Attention — il n’est pour l’instant pas possible sur Joy de définir plusieurs horaires de services. Aussi la capacité maximale de votre établissement correspond à la journée entière. Ex. Si votre réservation de 40 personnes commence à 21h, il vous sera impossible d’accepter une demande de plus 20 personnes, même si elle commence à 17h.

Avec Joy, il existe plusieurs modes de réservation, qui ont chacune leur propre fonctionnement. Cet article détail comment le blocage de capacité fonctionne pour la réservation de quelques tables, la privation d’un espace, et la privatisation totale de l’établissement.

Blocage de la capacité selon le type de réservation

1. Réservation de quelques tables

Le mode de réservation “réservation de quelques tables” permet aux organisateurs de réserver dans votre établissement rapidement, sans privatiser d’espace en particulier.

Vous pouvez déterminer avec nos équipes d’un nombre de personnes minimum et maximum par demande de réservation de ce type. Tant que vous avez de la place, les demandes comprises dans cette fourchette arrivent dans Joy dans l’onglet “nouvelle demande” et vous pouvez alors les traiter directement et simplement depuis votre application.

Une fois la demande pré-confirmée ou confirmée, les places nécessaires pour accueillir cette réservation sont bloquées et la capacité de votre établissement est mise à jour pour cette date là.

Ex. Je n’ai aucune réservation pour le 15 juin. Ma capacité pour cette date-là est de 100 personnes. Je reçois une nouvelle demande de 30 personnes pour quelques tables pour ce jour-là. Elle est confirmée. Ma capacité disponible pour ce jour là est maintenant de 70 personnes.

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Si la réservation instantanée est activée pour votre établissement, la demande apparaîtra directement dans l’onglet pré-confirmé ou confirmé. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à lire cet article de notre FAQ.

2. Privatisation d’un espace

Ce mode de réservation permet aux organisateurs de privatiser un espace pour leur groupe. Lorsqu’un espace est privatisé par un organisateur, seul lui et les membres de son groupe peuvent en profiter.

Lors de la création de vos espaces privatisables sur votre fiche, vous pourrez déterminer un nombre minimum et maximum de personnes par espaces.

Lorsqu’un espace est privatisé, veuillez toutefois noter que la capacité maximale de l’espace est bloquée, peu importe le nombre de personnes rattachées à la réservation.

Ex. Un organisateur fait une demande de privatisation pour 20 personnes dans un espace pouvant accueillir entre 15 et 30 personnes. La réservation bloquera 30 personnes sur la capacité maximale de votre établissement.

Comme pour la réservation de quelques tables, les places d’une privatisation d’espace ne sont bloquées qu’une fois la demande pré-confirmée ou confirmée.

Ex. Pour le 15 juin, j’ai déjà acceptée une réservation de quelques tables pour 30 personnes. Il ne reste que 70 places sur les 100 de ma capacité totale. Une nouvelle demande de 20 personnes arrive pour la privatisation d’un espace pouvant en accueillir 30. La réservation est confirmée. Il ne me reste alors plus que 40 places et non 50.

3. Privatisation totale de votre établissement.

Si vous disposez d’une fiche privatisation festive ou non festive alors vous recevrez toutes les nouvelles demandes entrantes, peu importe la capacité restante pour la date en question.

En effet, un organisateur qui souhaite privatiser votre lieu sera toujours en mesure de vous contacter, même si vous avez déjà des demandes confirmées, afin que vous puissiez trouver une solution pour le recevoir à une autre date par exemple.

Ex. Pour le 15 juin, j’ai déjà deux réservations de confirmées — une réservation de quelques tables pour 30 personnes et une privatisation d’espace pour 20 personnes. Je reçois ensuite une demande sur ma fiche privatisation festive pour 90 personnes. La demande arrive dans nouvelle demande afin que je puisse échanger avec l’organisateur.

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Attention — Privatisation totale veut dire que l’organisateur et son groupe doivent disposer de l’entièreté de votre établissement pour eux seuls. Il est donc important de faire attention aux réservations que vous acceptées pour éviter le surbooking. Lorsqu’une date n’est plus disponible pour une de vos fiches, pensez à bien la fermer dans votre calendrier Joy. N’hésitez pas à consulter cet article de notre FAQ pour en savoir plus.