🧑‍🤝‍🧑 Comment fonctionne la capacité de mon établissement sur Joy ?

La capacité de votre établissement correspond au nombre maximum de personnes que vous pouvez recevoir en même temps dans votre établissement, toutes réservations confondues.

Si deux services sont configurés pour une même journée, votre capacité disponible est calculée séparément pour chaque service. Un service complet ne bloque donc pas automatiquement les réservations sur l’autre service.

Ex. Mon établissement peut accueillir 100 personnes. J’ai déjà validé une réservation de 40 personnes et deux réservations de 20 personnes sur le service du midi, de 12 h à 15 h, du 15 juin (80 personnes en tout). Il me reste alors 20 places sur ce service. Si aucune réservation n’est prévue sur le service du soir, de 15 h à 19 h, ma capacité disponible pour ce second service reste de 100 personnes.

Ex. Mon établissement propose deux services discontinus : un service du midi de 12 h à 15 h et un service du soir de 19 h à 23 h. Une réservation confirmée de 40 personnes à 13 h bloque 40 places uniquement sur le service du midi. Si aucune réservation n’est prévue le soir, la capacité disponible pour le service du soir reste de 100 personnes. Entre 15 h et 19 h, aucune réservation ne peut commencer puisqu’aucun service n’est configuré sur cette plage horaire.

Avec Joy, il existe plusieurs modes de réservation, qui ont chacun leur propre fonctionnement. Cet article détaille comment le blocage de capacité fonctionne pour la réservation de quelques tables, la privatisation d’un espace et la privatisation totale de l’établissement.

Si vous souhaitez modifier votre capacité maximum ou configurer deux services, il suffit de nous écrire à l’adresse suivante afin d’être mis en relation avec votre conseiller : contact@joy.io.

Le mode de réservation « réservation de quelques tables » permet aux organisateurs de réserver dans votre établissement rapidement, sans privatiser d’espace en particulier.

Vous pouvez déterminer avec nos équipes un nombre de personnes minimum et maximum par demande de réservation de ce type. Tant que vous avez de la place, les demandes comprises dans cette fourchette arrivent dans Joy dans l’onglet « nouvelle demande » et vous pouvez alors les traiter directement et simplement depuis votre application.

Une fois la demande pré-confirmée ou confirmée, les places nécessaires pour accueillir cette réservation sont bloquées et la capacité de votre établissement est mise à jour pour le ou les services concernés.

Ex. Je n’ai aucune réservation pour le service du midi, de 12 h à 15 h, du 15 juin. Ma capacité pour ce service est de 100 personnes. Je reçois une nouvelle demande de 30 personnes pour quelques tables. Elle est confirmée. Ma capacité disponible sur le service du midi est maintenant de 70 personnes. La capacité du service du soir, de 15 h à 19 h, n’est pas impactée, sauf si la réservation chevauche les deux services.

Ce mode de réservation permet aux organisateurs de privatiser un espace pour leur groupe. Lorsqu’un espace est privatisé par un organisateur, seuls lui et les membres de son groupe peuvent en profiter.

Lors de la création de vos espaces privatisables sur votre fiche, vous pourrez déterminer un nombre minimum et maximum de personnes par espace.

Lorsqu’un espace est privatisé, veuillez toutefois noter que la capacité maximale de l’espace est bloquée sur le ou les services concernés, peu importe le nombre de personnes rattachées à la réservation.

Ex. Un organisateur fait une demande de privatisation pour 20 personnes dans un espace pouvant accueillir entre 15 et 30 personnes. La réservation bloquera 30 personnes sur la capacité du ou des services concernés.

Comme pour la réservation de quelques tables, les places d’une privatisation d’espace ne sont bloquées qu’une fois la demande pré-confirmée ou confirmée.

Ex. Pour le service du soir, de 15 h à 19 h, du 15 juin, j’ai déjà accepté une réservation de quelques tables pour 30 personnes. Il ne reste que 70 places sur les 100 de ma capacité totale. Une nouvelle demande de 20 personnes est créée pour la privatisation d’un espace pouvant en accueillir 30. La réservation est confirmée. Il ne me reste alors plus que 40 places sur ce service, et non 50. La capacité du service du midi, de 12 h à 15 h, n’est pas impactée.

Si vous disposez d’une fiche privatisation festive ou non festive, alors vous recevrez toutes les nouvelles demandes entrantes, peu importe la capacité restante sur le service concerné pour la date en question.

En effet, un organisateur qui souhaite privatiser votre lieu sera toujours en mesure de vous contacter, même si vous avez déjà des demandes confirmées sur ce service, afin que vous puissiez trouver une solution pour le recevoir à une autre date ou à un autre horaire, par exemple.

Ex. Pour le service du soir, de 15 h à 19 h, du 15 juin, j’ai déjà deux réservations confirmées — une réservation de quelques tables pour 30 personnes et une privatisation d’espace pour 20 personnes. Je reçois ensuite une demande sur ma fiche privatisation festive pour 90 personnes sur ce même service. La demande arrive dans « nouvelle demande » afin que je puisse échanger avec l’organisateur.